امروزه، پیدا کردن مهارت در ایجاد ارتباط و تماس اجتماعی با دیگران بدل به کاری دشوار شده است. در عصر جدید با اینکه افراد دائماً با یکدیگر در تماس هستند، نمی توان منکر وابستگی آنها به ابزاری چون گوشی های هوشمند شد.
۳ مدل اصلی ارتباط:
۱- ارتباط شفاهی: که همان انتقال اطلاعات از طریق گفتار است.
۲- ارتباط غیر کلامی: که همان انتقال اطلاعات از طریق زبان بدن و حالات صورت است.
۳- ارتباط کتبی: که همان انتقال اطلاعات از طریق نوشتار است.
ارتباط مؤثر
برای داشتن ارتباطی مؤثر، راهکارهایی وجود دارند که به ما در داشتن شخصیت اجتماعی مقبول تر و موفقیت در کسب و کار کمک می کنند:
۱– ساکت ماندن:
بعضاً ساکت ماندن خودش یکی از ابزارهای کمک رسان به ایجاد ارتباط مؤثر است. مخصوصاً در مواقعی که می خواهید طرف مقابل، اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار دهد. بعد از تمام شدن جمله ی طرف مقابل، بلافاصله جواب ندهید و حین داشتن تمرکز بالا بر روی سخنانش ساکت بمانید. این کار باعث می شود که او تشویق شود تا به صورت داوطلبانه اطلاعات بیشتری را انتقال دهد.
۲– سؤال پرسیدن:
هر چقدر هم فرد اطلاعات را به صورت داوطلبانه به سمع و نظر برساند، شما بدون داشتن پرسش در جریان تمام اطلاعات و جزئیات گفتارش قرار نخواهید گرفت. کلاً دو نوع پرسش وجود دارد که شما می توانید از طرف مقابل خود داشته باشید؛
پرسش هایی با پایان بسته:
طراحی شده اند تا جواب های ساده؛ “بله” یا “خیر” داشته باشند و در مواقعی که شما می خواهید سریعاً به جواب اصلی برسید و نیازی به توضیحات اضافه ندارید به کار می آیند.
پرسش هایی با پایان باز:
طراحی شده اند تا جواب های جامع تر و طولانی تری داشته باشند، مثلاً به جای “می توانم کمکتان کنم؟” (که پرسشی با پایان بسته است)، می توان از سؤال “چه کالایی نظر شما را جلب کرده است؟” استفاده کنیم.
۳– گوش دادن:
اگر شما به خوبی گوش فرا ندهید و متعاقباً واکنشی مناسب نسبت به اطلاعات انتقالی طرف مقابل خود نداشته باشید، این ارتباط حاصله به طور کلی بی فایده خواهد بود. گوش دادن فقط این نیست که صداها را با گوش های خود بشنوید، شما باید پیامی را دریافت کنید و به نحوی آن را متوجه شوید که واکنشی واضح و منسجم در قبال آن از خود نشان دهید.
۴– بازخورد:
بازخورد -هم از جانب شما و هم از جانب فرد مقابل- بخش مهمی از ارتباط مؤثر است. شما باید به گونه ای اطلاعات را به مخاطب هدف خود انتقال دهید که وی بازخورد خودش را بروز دهد و بتواند نقد کند. همچنین مخاطب هدف در هر جائیکه فهم مطالب برایش مشکل می شود باید اجازه ی سؤال کردن داشته باشد.
۵– مشاهده:
اگر شما در ارتباط شفاهی و ارتباط غیر کلامی مشکل دارید، “مشاهده” تاکتیک خوبی برای بهبود شما در این دو بخش از ارتباط خواهد بود. خود را در میان جمعی از افراد یا گروه هایی که نمی شناسید و کاملاً با شما غریبه هستند، قرار دهید، در نظر داشته باشید که این افراد باید در ارتباط گیری خبره و خوش مشرب باشند.
گروهی از آنها را انتخاب کنید و مورد مشاهده قرار دهید. بشنوید و ببینید که این افراد خوش مشرب چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. رفتارهای ارتباطی آنها را الگوی رفتاری خود قرار دهید و آنچه که مشاهده کردید را در ارتباطات خود نیز به کار گیرید.
۶– مطالعه:
معمولاً مردم مطالعه ی کمی دارند و این امر در نگارش و ارتباط کتبی آنها کاملاً مشهود است. این مشکل در جوانترها که با کامپیوترها و دستگاه های موبایل رشد کرده اند بیشتر دیده می شود. علاوه بر کتاب، خواندن مجله یا روزنامه هم می تواند یاری رسان باشد و با خواندن مطالبشان نه تنها دانش عمومی خود را بالا برده بلکه نحوه ی ارتباط گیری خود از طریق نوشتار را نیز می توانید بهبود ببخشید. به کمک مطالعه مهارت های شفاهی شما نیز ارتقاء می یابند چرا که همیشه موضوعات جدید و جذابی را در ذهن خواهید داشت تا برای دوستان یا همکاران خود تعریف کنید.
۷– مدیریت استرس:
برقراری ارتباط می تواند استرس زا باشد به خصوص اگر مهارت کافی در آن را نداشته باشید. استرس هنگامی مشکل ساز می شود که نگذارد شما پیام خود را به خوبی به طرف مقابل منتقل کنید. در مواقعی مثل بحث با رئیس یا کارمند که استرس زا هستند، خودتان را از آن موقعیت دور کنید و وقتی خود را دوباره پیدا کردید و آرام شدید، می توانید با ذهن بازتری برگردید و ارتباط راحت تر و به دور از هر گونه فشاری را داشته باشید.
۸– اشتیاق:
اگر خود را مشتاق به آن چیزی که طرف مقابل می خواهد به شما بگوید نشان دهید، نتایج مثبت و بهتری را تجربه خواهید کرد. اگر مدام آه بکشید، سر بگردانید، کسل باشید، یا به گونه ای خود را عجول نشان دهید، هیچ کس حاضر به صحبت کردن و تبادل اطلاعات با شما نخواهد بود. برای مشتاق نشان دادن خود، ارتباط چشمی را کاملاً حفظ کنید و زبان بدن را به گونه ای مدیریت کنید که نشان دهد شما متوجه و علاقه مند به صحبت های طرف مقابل هستید.
۹– شوخ طبعی:
حس طنز و شوخ طبعی را (حتی در مواقع بحرانی) در خود زنده نگه دارید. اکثر افراد خندیدن را دوست دارند و در کل خوش خلقی استرس را از بین برده و میزان اندورفین را در بدن افزایش می دهد.
حس شوخ طبعی به بحث منتقل شده و حالت کلی آن را بهبود می بخشد. فقط در نظر داشته باشید که شوخ طبعی شما مناسب موقعیتی که در آن هستید باشد. مثلاً در مراسم تدفین هیچ کس از حس طنز خود برای ارتباط مؤثر استفاده نمی کند و در ملاقات های کاری مهم، کسی شوخی های زننده انجام نمی دهد.
۱۰– صداقت:
داشتن صداقت در ارتباط بسیار حائز اهمیت است و در عین حال به راحتی قابل اجراست. اعتماد از ارکان اصلی یک ارتباط مفید به حساب می آید و شما باید به طرف مقابل گفتگوی خود اعتماد داشته باشید تا اطلاعات به طور صحیح و راحت و با رفتاری مناسب منتقل شوند.
شما به عنوان شنونده به طرف مقابل خود اعتماد کرده اید که با صحبت هایش شما را به بی راهه نبرد. اگر هر جا نیاز آن را در خود یا در موقعیت دیدید که دروغ بگویید، خودتان را برای لحظاتی از موقعیت خارج سازید، دلیل اصلی این نیاز را وا کاوی کنید و مجدداً بهترین تصمیم را برای اینکه چه رفتاری داشته باشید بگیرید.
