با درخواست تمام کنید
درخواست کاری و شفاف را آخر ایمیل بنویسید. مثلا اگر برای حل مسایل و مشکلات پروژه به برگزاری جلسه‌ای نیاز است، پایان متن ایمیل بپرسید چه زمانی برای جلسه مناسب است یا حتی زمان و مکانی برای جلسه معرفی کنید. مثلا آیا جلسه در تاریخ ۱۰ خرداد، ساعت ۱۰ صبح در ساختمان شماره یک مناسب است؟
انسان باشید
هیچ‌کس دوست ندارد با لحنی خشک و توهین‌آمیز مورد خطاب قرار بگیرد. گاهی حتی اگر قصد جدی و حکمفرمایی هم نداشته باشید، کلمات و همنشینی آنها ممکن است این واژه‌ها را به یاد گیرنده ایمیل بیندازد. متن ایمیل را یک بار بعد از نوشتن روخوانی کنید و مطمئن شوید جملات و واژه‌هایی سوءتفاهم‌برانگیز در ایمیل ننوشته‌اید. یادتان نرود گیرنده و فرستنده هر دو انسان هستند.
از فرستادن ایمیل مطمئن شوید
آدرس ایمیل گیرنده را درست و تمیز تایپ کنید و بعد از فرستادن، یکبار به قسمت «سند» ایمیل بروید تا از ارسال آن مطمئن شوید. ایمیل کاری که به دلیل اشتباهات ساده فرستنده، نرسیده، اصلا و ابدا صورت خوشی ندارد و چهره حرفه‌ای شما را تغییر می‌دهد.
خودتان باشید
هر ایمیلی از سمت شما، شما را مورد قضاوت قرار می‌دهد. در نوشتن ایمیل‌ها همان آدمی باشید که در دنیای واقعی با همکارانتان هستید. شوخی‌های بی‌مورد، اظهارنظرهای بی‌جا و… را حذف کنید. بعد از فرستادن ایمیل‌های کاری آدرس همکاران و روسا را در فهرست ایمیل‌های دسته جمعی که جوک، عکس و… دارند، نگذارید. در دنیای مجازی، همان آدمی باشید که در دنیای حقیقی هستید.
دیگران را شامل نکنید
هر ایمیلی یک مخاطب خاص دارد. آدم‌های بی‌ربط و با ربط را به ایمیل‌های هم وصل نکنید و خبر در مواردی که ایمیل‌ها باید دسته‌جمعی باشد، یک نفر دیگر را به فهرست ایمیل اضافه نکنید.
گوشی را بردارید
اگر ایمیل مهمی فرستادید و هنوز جوابی برای آن نگرفته‌اید، گوشی را بردارید و از گیرنده درباره آن بپرسید. از رسیدن ایمیل مطمئن شوید و به او یادآوری کنید مبحث مهمی در ایمیلش به پاسخ نیاز دارد. این کار را دوستانه انجام دهید تا هم احساس مزاحمت نکنید و هم ارزش ایمیل از بین نرود.
